W szkołach lub biurach są dokumenty, do których dostęp powinno mieć wiele osób jednocześnie. Najwygodniejszym rozwiązaniem jest specjalna chmura, która pozwala na łatwy dostęp do informacji. Dodatkowo są one chronione przed usunięciem, a możliwość ich edytowania ma tylko jeden lub kilku wyznaczonych administratorów dysku internetowego.
Bezpieczna chmura do publicznego użytku
Przechowywanie na przykład materiałów edukacyjnych jest niezwykle łatwe. Służy temu chmura publiczna. Może ona posiadać hasło dostępu, jeśli społeczność jest dość wąska. Oczywiście nie jest to obowiązek. Osoba lub instytucja, która zdecydowała się na założenie jej, ma możliwość wyboru administratora. Tylko on może dodawać, usuwać i edytować pliki znajdujące się w niej. Zwykły użytkownik może otworzyć każdy z zamieszczonych dokumentów oraz pobrać je na swój komputer. Administrator zna numer IP komputera, który odczytał dokument oraz go pobrał. Dzięki temu w szkołach możliwe jest zadawanie zadań domowych uczniom w formie elektronicznej. Przy zakładaniu takiej chmury można ustalić, ile osób ma dostęp do niej jednocześnie. Niektóre z nich pozwalają, aby w tym samym czasie korzystało z niej nawet dziesięć tysięcy użytkowników. Są to chmury, które administrowane są przez osoby prowadzące blogi oraz urzędy i instytucje publiczne. Pojemność dysku internetowego jest zależna od wykupionego pakietu oraz wielkości serwera chmury.
Chmura internetowa to duży krok w cyfryzacji szkół oraz urzędów. Rozwiązanie to pozwala wykorzystywać komputer do nauki oraz ułatwia otrzymywanie dokumentów. Często urzędy gminy dodają szablony pism, które następnie drogą elektroniczną lub pocztową są odsyłane do nich. Jest to oszczędność czasu i pieniędzy, a także ominięcie niektórych formalności.